По статистике средний бизнес-пользователь ежедневно отправляет 43 электронных письма и получает 130. Это много, если представить, что каждый день к вам на стол клали бы 130 документов. Есть ли выход?

Конечно же есть. Есть несколько простых правил, которые позволят свести количество писем в ящике к минимуму, в идеале к нулю. Останется лишь поддерживать такой порядок в дальнейшем, и вы снова сможете получать удовольствие и пользу от электронной почты.

Радикальное решение

Если ваша почтовая программа позволяет, то можно выбрать все письма и нажать «ответить всем», после чего набрать сообщение со следующим смыслом: «У меня скопилось так много писем, что я перестал справляться с тем, чтобы вовремя отвечать на важные письма. Я удалил все свои сообщения и если вы писали мне о чем-то важном, пожалуйста, продублируйте ваше письмо». После этого удалите все письма. Задача выполнена 🙂 Если же так радикально поступать не хочется, то идем далее.

Правило СУП

На каждое письмо с поручением можно реагировать так. Сделать (сразу или потом). Удалить. Поручить кому-то другому разобраться с этим вопросом.

Правило 2 минут

Итак, мы начинаем с самого старого письма. Если открыв его мы можем сделать поручение, которое там есть, за 2 минуты – делаем его немедленно и переходим к следующему письму, удалив это. Уделяя каждый день 10-20 минут, через несколько дней или недель старых, «повисших» просьб не останется.

Планирование

Если же за 2 минуты сделать дело или ответить не получается, то запишите информацию об этом поручении в блокнот или планировщик, сохраните всю нужную информацию и опять же удалите это письмо (либо перенесите его в папку «активные поручения»). Папка «входящие» не должна превращаться в список напоминаний. В отличие от остальных списков дел этот список нельзя произвольно пересортировать.

Справочник

Все полезные письма, информация из которых еще может пригодиться в будущем, перенесите в папку «справочник». Таким образом вы избавитесь от очередного письма и не потеряете нужные сведения. Хотя более эффективным средством хранения полезных сведений является все-таки не электронная почта, а сервис или программа ведения заметок. Например, Evernote либо просто текстовые файлы на диске.

Игнорирование

Большая часть писем – это полезные или забавные ссылки, уведомления или рассылки. Открыв такое письмо, примите к сведению информацию из него и если надо запланируете какое-то дело в будущем и удалите это письмо. Если письмо не требует ответа и вам нечего ответить (и сейчас, и в будущем) – просто удалите письмо. В конце концов, если чье-то письмо будет важным для отправителя, его отправят повторно. Можете сделать автоответчик, который уведомит каждого отправителя, что у вас нет возможности отвечать на все письма. И в случае особой важности просите дублировать такие письма или звонить на телефон.

Правило 3 предложений

Старайтесь отвечать коротко и по-существу. Обычно почти на любой вопрос можно ответить буквально 2-3 предложениями.

Автоматизация

Настройте автоматические фильтры, которые будут сортировать менее важные письма в заранее отведенные папки, которые с периодической частотой просматривайте и очищайте.

Выделенное время

Не надо постоянно проверять почту, если только ваша работа не связана с общением по ней. Выделите себе какое-то время утром и/или вечером, в которое уделяйте все внимание работе с корреспонденцией.

Пусть письма в вашем почтовом ящике никогда не вносят сумятицу в вашу деятельность.

 

Дмитрий Вестников